Die Frage, inwieweit eine Privatperson Einsicht in die bei einer Behörde geführten Akten nehmen kann, stellt sich vor allem dann, wenn die Person in einem sie betreffenden Verwaltungsverfahren als Antragstellerin oder Antragsteller oder sonst Beteiligte oder Beteiligter klären will, welchen Sachverhalt eine Behörde ihrer Entscheidung zugrunde gelegt hat oder welche rechtlichen Möglichkeiten ihm zur Verfügung stehen.

Soweit es um eine Einsicht in Akten geht, die zu einem laufenden Verfahren geführt werden, ist dieses Akteneinsichtsrecht allgemein im Landesverwaltungsverfahrensgesetz geregelt.

Neben dieser allgemeinen Regelung gibt es aber noch eine Vielzahl von speziellen Regelungen. Sie regeln das Akteneinsichtsrecht für einzelne Bereiche ganz oder teilweise spezifisch.

Auch außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens kann eine Privatperson - abgesehen von Zugangsmöglichkeiten nach den Informationsfreiheitsgesetzen - Akteneinsicht beantragen. Dann entscheidet die aktenführende Behörde aber nach pflichtgemäßem Ermessen, ob sie Akteneinsicht gewährt. In diesem Fall hat eine Privatperson einen Anspruch auf ermessensfehlerfreie Entscheidung über ein Einsichtsgesuch, wenn sie ein berechtigtes Interesse auf Akteneinsicht geltend macht.

Im Folgenden wird schwerpunktmäßig die Einsicht in Akten zu einem laufenden Verfahren dargestellt.

Ablauf

Akteneinsicht kann in der Regel bei der aktenführenden Behörde beantragt werden. Die oder der Beteiligte muss sich also zu der jeweiligen Behörde begeben. Der Antrag ist nach einer Terminvereinbarung täglich zwischen 08:30 Uhr - 12:00 Uhr formlos möglich.

Die Behörde kann bestimmen, dass Akteneinsicht nur gewährt wird, wenn eine Vertretung der Behörde Aufsicht führt. Ein Anspruch auf Akteneinsicht ohne Anwesenheit einer Aufsichtsperson besteht nicht.

Auch kann die Behörde im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen eine Akteneinsicht an einem anderen Ort gestatten, z.B. wenn eine Beteiligte oder ein Beteiligter in größerer Entfernung zum Sitz der Akten führenden Behörde wohnt. Dann kann die Behörde die Akten auf Antrag der oder des Beteiligten an eine andere Behörde versenden und dort die Akteneinsicht erfolgen. Akteneinsicht kann sonst auch bei einer diplomatischen oder berufskonsularischen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland im Ausland erfolgen.

Wenn auf der Seite der an einem Verwaltungsverfahren der oder des Beteiligten eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt hinsichtlich dieses Verfahrens eingeschaltet und bevollmächtigt ist, gilt auch in Bezug auf diese oder diesen, dass die Akteneinsicht bei der Behörde erfolgt. Die Behörde kann aber nach pflichtgemäßem Ermessen ausnahmsweise bestimmen, dass einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt auch die Mitnahme der Akten in ihre oder seine Kanzlei gestattet wird oder die Behörde die Akten dorthin sendet. Ein Anspruch auf Überlassung der Akten besteht aber nicht.

Insgesamt kann die Behörde über die Art und Weise der Akteneinsicht nach pflichtgemäßem Ermessen bestimmen. So kann die Behörde vor allem auch über den Zeitpunkt der Akteneinsicht bestimmen. Sie muss die Akteneinsicht aber unter zumutbaren Bedingungen gewähren.

Die Akteneinsicht umfasst nicht nur Schriftstücke, sondern auch alle sonstigen Unterlagen wie z.B. Pläne, Fotografien, Karten oder andere Datenträger, die ein konkretes Verfahren betreffen.

Akteneinsicht bedeutet nicht nur bloße Einsichtnahme. Vielmehr kann eine Akteneinsicht gerade bei umfangreichen Akten zu einem Verfahren häufig nur dann sinnvoll erfolgen, wenn der oder dem Beteiligten Gelegenheit gegeben wird, von dem Akteninhalt Abschriften oder Ablichtungen anzufertigen.

In Verfahren mit gleichförmigen Eingaben oder in Verfahren, bei denen mehr als 50 Personen im gleichen Interesse beteiligt sind, hat nur deren vertretende Person ein Recht auf Akteneinsicht, wenn in diesen Fällen eine Vertretung stattfindet.